Dienstleistungen Kirchengemeinden

Fachbereich Außendienst und Verwaltungsleitungen

„Nah dran…. an den Menschen in den Pfarreien.“

Unsere Mitarbeitenden arbeiten vor Ort am Sitz des leitenden Pfarrers.

Verwaltungsleitungen verantworten die Führung der Kirchenverwaltung im Sinne der pastoralen Leitlinien vor Ort und des Zukunftsbildes des Bistums.

Verwaltungsleitungen werden durch den leitenden Pfarrer und die Kirchenvorstände bevollmächtigt, deren strategische Entscheidungen operativ umzusetzen.  Somit entlasten Sie wesentlich die verantwortlich handelnden Akteure.

Außendienstmitarbeitende sind in vergleichbaren Themen unterwegs. Sie verfügen nicht über Vollmachten, die ein eigenständiges Handeln für die Pfarreien möglich machen, sondern arbeiten auf Anweisung des Gemeindeverbandes und Pfarrers.

Zur Erledigung der Aufgaben stehen den Verwaltungsleitungen und Außendienstmitarbeitenden die Innendienstabteilungen des Gemeindeverbandes zur Seite.

Kernaufgaben

  • eine ordnungsgemäße, rechtssichere und nachhaltige Führung der Geschäfte
  • die Weiterentwicklung und Digitalisierung der Verwaltungsprozesse
  • die Führung der Mitarbeitenden des pastoralen Raumes
  • die Erstellung von Immobilienkonzepten und deren Umsetzung

 

Fachbereich Personal

Der Fachbereich Personal verwaltet das Personal der uns angeschlossenen Kirchengemeinden und berät aktiv die Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in Angelegenheiten rund um die Personalverwaltung und Personalabrechnung. Darüber hinaus bietet der Gemeindeverband den angeschlossenen Kirchengemeinden ein Betriebliches Eingliederungsmanagement an und unterstützt mit dem Team-Bewerbermanagement bei anstehenden Stellenbesetzungsverfahren. Insgesamt werden ca. 2.500 Personalfälle betreut. Der Fachbereich Personal verwaltet das Personal der uns angeschlossenen Kirchengemeinden und berät aktiv die Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in Angelegenheiten rund um die Personalverwaltung und Personalabrechnung. Darüber hinaus bietet der Gemeindeverband den angeschlossenen Kirchengemeinden ein Betriebliches Eingliederungsmanagement an und unterstützt mit dem Team-Bewerbermanagement bei anstehenden Stellenbesetzungsverfahren. Insgesamt werden ca. 2.500 Personalfälle betreut.

 

Ausschreibung von Stellen

  • Erstellen und Schalten von Stellenanzeigen
  • Bereitstellung der Bewerbungsunterlagen über online Bewerbermanagement inkl. Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs
  • Unterstützung bei Vorstellungsgesprächen

 

Bearbeiten von Einzelvertragsangelegenheiten der Mitarbeitenden in den Kirchengemeinden

  • Prüfen und Ermitteln des Personalbedarfs in Abstimmung mit der Verwaltungsleitung
  • Bearbeiten der Arbeitsvertragsangelegenheiten
  • Bearbeiten von Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Beendigung von Arbeitsverhältnissen
  • Führen und Pflegen der Personalakten
  • Erstellen von Statistiken
  • Pflege der Daten in Personalmanagementsoftware
  • Prüfen der Genehmigungsvoraussetzungen, Erstellen von Genehmigungsvermerken und Genehmigungsschreiben

 

Bearbeiten besonderer arbeitsrechtlicher Schwerpunktthemen

  • Überwachen von Fristen: Befristung von Arbeitsverträgen, Kündigungen, Sonderurlaub, Elternzeit, Mutterschutz, usw.
  • Beraten und Beantworten von arbeitsrechtlichen Anfragen
  • Prüfen von Anfragen bezüglich Praktikumsarten

 

Aufgaben zur Arbeitszeiterfassung und Urlaubsgewährung

  • Umsetzen von Tarifbestimmungen, Gesetzen, Ordnungen, Regelungen und sonstigen Vorschriften im Bereich Arbeitszeit- und Urlaubsrecht
  • Prüfen der Anträge auf Arbeitsbefreiung und Urlaub sowie Ermitteln des Anspruchs
  • Prüfen der Über- und Mehrarbeitsstundenanordnungen und Veranlassen der Auszahlung

 

Personalabrechnung

  • Feststellen und Eingeben der Daten, die für die Vergütungsfestlegung erforderlich sind - vom Eintritt bis Austritt
  • Fragen zur Kirchlichen Zusatzversorgungskasse
  • Bearbeitung Mindestlohndokumentation

 

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

  • Angebot und Chance, gemeinsam mit dem Arbeitgeber einen Weg zu finden, um den Arbeitsalltag dem Gesundheitszustand anzupassen.
  • das Verfahren hat das Ziel der erfolgreichen Eingliederung von häufig erkrankten oder langzeiterkrankten Mitarbeitenden.
  • die gesetzliche Grundlage des BEM ist in § 167 Abs. 2 SGV IX beschrieben
  • weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Flyer

 

Ansprechpartner Sucht

  • allgemeine Information und Aufklärung der Mitarbeitenden über mögliche Ursachen und Gefahren von Abhängigkeitserkrankungen; Beratung und Unterstützung der Betroffenen bei der Suche nach externen Betreuungs- und Behandlungsmöglichkeiten und bei der Nachsorge

 

 

Fachbereich Finanzen

Der Fachbereich Finanzen übernimmt die komplette Finanzverwaltung der uns angeschlossenen Kirchengemeinden und berät aktiv die Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in allen Finanzangelegenheiten.

 

Haushaltsplanung

  • Aufstellung der Haushaltspläne für Kirchengemeinden
  • Aufstellung der Jahresabschlüsse (Bilanz, Ergebnisrechnung) für Kirchengemeinden
  • Prüfung, Analyse und Beratung zur Finanzsituation der Kirchengemeinden
  • Finanzmittelverwaltung für Kirchengemeinden
  • Beratung der Kirchengemeinden in allen vermögensrechtlichen Fragen
  • Beratung der Kirchengemeinden bei Finanzierungen

 

Buchhaltung

  • Abwicklung des kompletten Rechnungswesens der Kirchengemeinden
  • Überwachung der Zahlungseingänge (Mahnwesen)
  • Beratung und Unterstützung der Kirchengemeinden bei den Buchhaltungsprozessen
  • Beratung der Kirchengemeinden in allen umsatzsteuerrechtlichen Fragen
  • Abgabe von Steuererklärungen für Kirchengemeinden

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Fachbereich Facility Managment

Der Fachbereich Facility Management verwaltet nicht nur Steine, sondern übernimmt die Immobilien- und Grundstücksverwaltung der uns angeschlossenen Kirchengemeinden und berät aktiv die Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in allen Angelegenheiten rund um neue und laufende Baumaßnahmen, rund um Themen zum Grundbesitz und rund um das Thema Mietwesen sowie Versicherungswesen.

 

Bautechnik und -verwaltung

Beratung der Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in allen Angelegenheiten rund um neue und laufende Baumaßnahmen:

  • Realisierung von Baumaßnahmen gegenüber dem EGV
  • Beantragen der entsprechenden Genehmigungen im EGV
  • Fördermittelbeantragung
  • Vor-Ort-Unterstützung und Begleitung der Baumaßnahmen
  • Antragsstellung bei Denkmalbehörden
  • Bearbeitung von Anträgen der Kirchengemeinden auf Bewilligung, Durchführung und Bezuschussung von Baumaßnahmen
  • Bearbeitung öffentlich geförderter Baumaßnahmen für Kirchengemeinden
  • Abwicklung von Baumaßnahmen in finanzieller Hinsicht

 

Grundstücksverwaltung

Beratung der Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in allen Angelegenheiten rund um den Grundbesitz:

  • Pachtverträge, Nutzungs-, Gestattungsverträge erstellen
  • Vertragsabschlüsse begleiten und verwalten
  • Erbbaurechte verwalten
  • Verkauf und Ankauf, Tausch von Grundstücken abwickeln
  • Eintragungen von Dienstbarkeiten und Baulasten bearbeiten
  • Forstangelegenheiten bearbeiten
  • Kirchen- u. staatsaufsichtliche Genehmigungen von Satzungen im Friedhofswesen einholen
  • Kommunale Abgabenbescheide bearbeiten/Abschluss von Beitrags-Ablösungsverträgen begleiten
  • Bauleitplanung (z. B. Flächennutzungs- und Bebauungspläne) bezüglich kirchlicher Belange überprüfen
  • Bodenordnungsverfahren (Umlegungen/Flurbereinigung/freiwilliger Landtausch) bearbeiten
  • Einheitswertberichtigungen/-festsetzungen im Sinne der gesetzlichen Grundsteuerbefreiung für Stellenvermögen prüfen
  • Nachlassangelegenheiten abwickeln
  • Rückpfarrungen, Fusionen von Kirchengemeinden bearbeiten

 

Gebäudeverwaltung

Beratung der Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in allen Angelegenheiten rund um das Mietvertragswesen:

  • Mietverträge erstellen
  • Nebenkostenabrechnungen erstellen
  • Konditionen von Dienstwohnungen für Geistliche mit dem EGV abstimmen
  • Steuerlichen Mietwert bearbeiten
  • Bearbeitung von Grundbesitzabgabebescheiden
  • Energiemanagement

 

Versicherungen

Beratung der Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen in allen Angelegenheiten rund um Versicherungen:

  • Geltendmachung der Schadenersatzansprüche gegenüber der Versicherung und/oder dem EGV
  • Sachversicherung
  • Haftpflichtversicherung
  • Personenschäden
  • Dienstreisekaskoschäden
  • Abschluss von Einzelversicherungen für nicht betriebsnotwendige Gebäude
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